Thứ nhất, về hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật.
Hồ sơ  thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật, gồm những giấy tờ, tài liệu sau:
1. Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật;
2. Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người bổ sung, thay thế làm đại diện theo pháp luật của công ty;
3. Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên) về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật;
Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty;
Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung của Điều lệ công ty ngoài nội dung họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty quy định tại Điều 25 Luật Doanh nghiệp.
4. Đối với doanh nghiệp được cấp Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương thì ngoài các giấy tờ nêu trên, doanh nghiệp nộp kèm theo: Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đầu tư; Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thuế; Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp quy định;
5. Trường hợp không phải Chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trực tiếp đến nộp hồ sơ thì người được ủy quyền phải nộp bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân (1. Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực. 2. Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.), kèm theo :
– Bản sao hợp lệ hợp đồng cung cấp dịch vụ giữa người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp và tổ chức làm dịch vụ thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp; hoặc
– Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp.

Lưu ý: Trường hợp doanh nghiệp muốn đăng công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo quy định tại điều 33 Luật Doanh nghiệp) tại thời điểm được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đề nghị nộp kèm hồ sơ đề nghị công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Thứ hai, các loại mẫu đơn, mẫu tờ khai có liên quan.
1. Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (Phụ lục II-2, Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT ngày 01/12/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư)
2. Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư (theo mẫu tại Phụ lục II-18, Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT ngày 01/12/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư)

1. Chi phí thay đổi người đại diện pháp luật

Tổng chi phí thay đổi đại diện pháp luật tại P & K trọn gói: 1.000.000 đồng, trong đó:

• Phí dịch vụ của P & K: 500.000 đồng (cam kết không phát sinh);
• Lệ phí nhà nước 500.000 đồng (Bao gồm lệ phí nộp hồ sơ và cấp GPKD tại sở KH&ĐT; lệ phí đăng bố cáo thay đổi GPKD).

2. Thành phần hồ sơ

Bao gồm:

• Thông báo thay đổi người đại diện pháp luật của công ty;
• Biên bản họp Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên/công ty cổ phần);
• Quyết định của Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên/công ty cổ phần);
• Quyết định của chủ sở hữu (đối với công ty TNHH 1 thành viên);
• Văn bản ủy quyền nộp hồ sơ;
• Bản sao giấy chứng thực cá nhân (CMND/CCCD/Hộ chiếu) của người đại diện pháp luật mới;
• Bản sao giấy chứng thực cá nhân (CMND/CCCD/Hộ chiếu) của người đi nộp hồ sơ.

3. Những công việc P & K sẽ thực hiện

• Tổng hợp thông tin của khách hàng(mã số thuế của công ty, thông tin người đại diện pháp luật mới của công ty)
• Tư vấn miễn phí, giải đáp thắc mắc của khách hàng liên quan đến thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật;
• Chuẩn bị, soạn thảo tất cả các hồ sơ theo quy định của sở KH&ĐT.
• Trình ký hồ sơ với khách hàng tận nơi;
• Đại diện khách hàng nộp và nhận kết quả hồ sơ thay đổi người đại diện pháp luật tại sở KH&ĐT;
• Công bố về việc thay đổi kinh doanh tại cổng thông tin quốc gia;
• Bàn giao giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp mới cho khách hàng tận nơi.

4. Thời gian để hoàn thành thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật 

Chỉ từ 3-4 ngày làm việc P & K sẽ hoàn thành mọi thủ tục và có kết quả thay đổi người đại diện pháp luật cho quý khách hàng. Trong đó:

• 01 ngày làm việc để P & K tiếp nhận thông tin từ khách hàng, tư vấn, soạn hồ sơ và trình khách hàng ký hồ sơ thay đổi người đại diện pháp luật của công ty;
• 03 ngày làm việc để Sở KH&ĐT cấp giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và P & K bàn giao hồ sơ tận nơi.

5. NHỮNG LƯU Ý KHI THAY ĐỔI NGƯỜI ĐẠI DIỆN PHÁP LUẬT

• Phải cập nhật lại thông tin người đại diện pháp luật với ngân hàng;
• Việc thay đổi người đại diện pháp luật sẽ dẫn có thể dẫn đến thay đổi điều lệ công ty, do đó bắt buộc phải điều chỉnh lại điều lệ công ty cho phù hợp;
• Trước khi thay đổi người đại diện pháp luật của công ty phải làm hồ sơ bãi/miễn chức danh của người cũ trước khi bầu người mới làm đại diện pháp luật;
• Phải thực hiện đầy đủ hồ sơ bãi/miễn người cũ, bầu người mới giữ chức danh người đại diện theo pháp luật;
• Phải lưu ý thời gian bãi/miễn người đại diện pháp luật cũ, thời gian bầu người mới giữ chức danh đại diện theo pháp luật để thực hiện ký kết hợp đồng hoặc các giao dịch khác cho đúng quy định pháp luật, hợp pháp, tránh phát sinh các rủi ro về sau;

P & K nhận tư vấn pháp luật thường xuyên miễn phí 01 tháng đầu cho quý doanh nghiệp để đảm bảo hoàn thiện hồ sơ pháp lý nội bộ chuẩn nhất theo đúng quy định của pháp luật.

CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP KHI THAY ĐỔI NGƯỜI ĐẠI DIỆN PHÁP LUẬT

+ Một công ty có 2 người đại diện pháp luật được không?

Trả lời: Được. Luật doanh nghiệp 2020 không giới hạn số lượng người đại diện pháp luật của công ty.

+ Việc thay đổi người đại diện pháp luật có cần phải thông báo cho cơ quan thuế không?

Trả lời: Không. Hệ thống dữ liệu của sở Kế hoạch và đầu tư sẽ tự chuyển thông tin về cơ quan thuế.

+ Trong quá trình thay đổi người đại diện pháp luật công ty có nên ký hợp đồng với đối tác không?

Trả lời: Không nên ký kết Hợp đồng với các đối tác trong thời gian đang làm thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật, để tránh mất công làm thủ tục thông báo cho đối tác về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật sau này.

+ Khi thay đổi người đại diện pháp luật có cần làm thủ tục thông báo cho ngân hàng không?

Trả lời: Có. Phải làm thủ tục thông báo thay đổi người đại diện pháp luật cho ngân hàng để khi phát sinh các giao dịch ở ngân hàng, người đại diện pháp luật mới có thể ký được.

+ Người đại diện pháp luật có bắt buộc phải góp vốn vào công ty không?

Trả lời: Không. Người đại diện pháp luật không bắt buộc phải góp vốn vào công ty.

+ Người đại diện pháp luật giữ chức danh gì trong công ty?

Trả lời: Theo quy định của pháp luật thì người đại diện pháp luật có thể giữ chức danh Chủ tịch Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc/Giám đốc công ty.

+ Lương của người đại diện pháp luật kiêm Tổng giám đốc Công ty TNHH 1 thành viên có được đưa vào chi phí công ty không?

Trả lời: Trường hợp tổng giám đốc công ty chính là chủ sở hữu công ty thì lương của tổng giám đốc không được đưa vào chi phí công ty. Trường hợp tổng giám đốc không đồng thời là chủ sở hữu công ty thì lương tổng giám đốc được đưa vào chi phí công ty.